| Accueil | Accueil physique & téléphonique | Présenter les activités de l'association dont programme mensuel, jours d'ouverture, conditions d'accès, d'emprunt et d'adhésion, de bénévolat.
Prendre des inscriptions aux activités. | Léa | Isa, Manu | Brigitte, Gilliane, Martine, Nawal | - |
| Café | Service du bar | Gestion de la caisse, tenue du bar, logistique vaisselle & linge, entretien courant, transactions courantes de la médiathèque | Léa | Isa, Manu | Brigitte, Nawal | - |
| Café | Gestion des stocks & approvisionnements | Suivi des stocks, achats de marchandises, gestion du stockage, suivi des coûts de revient | Léa | Isa, Manu | - | - |
| Café | Planning des bénévoles | Appel à participation des bénévoles, suivi du planning physique et en ligne | Léa | Isa, Manu | - | - |
| Café | Snack sucré | Réalisation des recettes prédéfinies selon besoins | Isa | Léa | - | - |
| Café | Coordination cercle café | Coordination du service au bar, de la gestion des stocks, du planning.
Gestion et mise à jour de la carte / tarifs.
Animation d'une réunion mensuelle ; suivi des actions avec les référents.
Lien avec les cercles connexes (médiathèque / programmation / CA) | Léa | Isa, Manu | Brigitte, Nawal | - |
| Communication | Réalisation des flyers mensuels
+ affiches événements | PAO sur Canva à partir du Google agenda BIDULE
Envoi au comité de relecture, corrections, envoi à l'imprimeur | Manu | - | Léa, Nawal | - |
| Communication | Préparation+Distribution
Flyers&Affiches | Pliage des flyers, repartitions de quantités par lieu de distribution et/ou bénévole | Léa | Manu | Gilliane, Nawal | - |
| Communication | Diffusion numérique du programme | PAO spécifique WEB sur CANVA (programme mensuel + affiches)
Newsletter : Rédaction, mise en forme, Suivi de la base d'adresses email | Manu | - | Nawal | - |
| Communication | Réseaux-sociaux | Réseaux sociaux : Rédaction, mise en forme et programmation. | Nawal | Manu | - | - |
| Communication | Presse | Rédaction communiqués | Manu | - | - | - |
| Communication | Coordination communication | Coordination de la PAO et diffusion des flyers & affiches print + web | Manu | - | - | - |
| Comptabilité | Comptabilité caisse | Saisie des recettes journalières et rapprochements TPE
Préparation des remises en banque et suivi du tableur RECETTES CAISSE | Léa | Manu | - | - |
| Comptabilité | Comptabilité fournisseurs et clients | Saisie des factures, mise à jour tableau de suivi (clients) et archivage
Règlement des factures et NDF et suivi encaissements. | Manu | - | Léa | - |
| Comptabilité | Budget | Etablissement du budget annuel, suivi de la tenue des comptes et de la trésorerie
Relation avec le comptable, clôture des comptes (inventaires, reporting heures bénévoles, consommations offertes, CVN) | Manu | - | Léa | - |
| Coordination | Coordination générale des activités | Coordination des activités avec les permanents
Plannings de présence, d'activités, des espaces, etc. | Manu | - | Léa, Nawal | - |
| Cuisine | Restauration événementielle | Proposition de menus selon événements, répartition de recette / bénévoles, ajustement des recettes, réalisation de la carte, préparation de la liste des allergènes | Isa | - | Léa | Brigitte |
| Cuisine | Gestion des stocks & approvisionnements | Suivi des stocks, achats de marchandises, gestion du stockage, suivi des coûts de revient, répartition ingrédients / bénévole | Isa | Léa | - | - |
| Cuisine | Préparation caisse événements | Préparation des portions, préparation des tickets usagers & bénévoles | Isa | - | Gilliane, Léa, Nawal | - |
| Cuisine | Coordination cuisine | Coordination
Gestion et mise à jour de la carte / tarifs.
Animation d'une réunion mensuelle ; suivi des actions avec les référents.
Lien avec les cercles connexes (café/ programmation / CA) | Isa | - | - | - |
| GDRH | Memento bénévoles | Réaliser et mettre à jour une documentation sur les tâches et missions | - | - | - | - |
| GDRH | Animation du RACI | Présentation, Mise à jour des activités et suivi des R / A / C / I selon évolutions de l'équipe | Léa | Manu | - | Isa |
| GDRH | Recrutement | Préparation des fiches de mission, diffusion, sélection des profils, entretiens de recrutement, période d'essai | - | Isa, Manu | - | - |
| GDRH | GRH des bénévoles | Assurer la présentation interne de l'association et la formation des bénévoles (nouvelle mission et formation continue) | Manu | - | Isa | - |
| GDRH | Accompagnement de l'équipe salarié.e.s et assimilé.e.s & bénévoles | Suivi de la mission, suivi des projets personnels, accompagnement vers l'emploi.
Médiation interpersonnelle le cas échéant. | Léa | Manu | Nawal | - |
| Gestion des locaux | Ménage | Suivi du ménage, Suivi des stocks consommables entretien
Grand rangement, tri et déchèterie. | Manu | - | Gilliane, Léa, Nawal | - |
| Gestion des locaux | Entretien & maintenance | Détartrage machine à café et autres appareils
Organisation du lavage des vitres via prestataire
Lien avec la mairie sur la maintenance et l'entretien et les contrats (dont téléphonie) | Manu | Léa | - | - |
| GRH Admin. | Entretiens salariés | Réalisation des entretiens obligatoires (évaluation, évolution professionnelle) | - | Manu | Isa | Léa, Nawal |
| GRH Admin. | GRH des salarié.e.s et assimilé.e.s | Mise en place et suivi des feuilles d'heures, suivi des congés payés.
Préparation des éléments de paie, versement des salaires et indemnités.
Suivi des différentes cotisations patronales et salariales (URSSAF, mutuelle, prévoyance, etc.)
Organisation des formations, suivi et financements. | - | - | - | - |
| GRH Admin. | DUERP | Réalisation et mise à jour du DUERP | Manu | - | Léa | - |
| GRH Admin. | GRH des bénévoles | Mise en place et suivi du reporting des activités bénévoles
Etablir annuellement un reporting des actions bénévoles | Léa | Manu | - | - |
| Ludothèque | Gestion des jeux | Gestion du fonds de jeux (sélections / désherbage), dont navette BDA, dons et acquisitions le cas échéant.
Organisation des rayons, inventaire et suivi du contenu des jeux. | Léa | Manu | - | - |
| Ludothèque | Animation & programmation ludothèque | Coordonner la programmation autour de la ludothèque (soirées et après-midi jeux, loup garou...)
Organiser les activités de médiation le cas échéant (APEI, ADSEA, EDEF, etc.) | - | - | - | - |
| Ludothèque | Coordination cercle ludothèque | Coordination de la gestion des jeux ; de l'animation et de la programmation de la ludothèque
Animation d'une réunion mensuelle ; suivi des actions avec les référents.
Lien avec les cercles connexes (médiathèque / parentalité / programmation / CA) | - | - | - | - |
| Médiathèque | Conseil aux usagers | Réponse aux sollicitations des usagers, aide à la recherche, suggestions, dialogue usager | - | - | - | - |
| Médiathèque | Gestion des documents | Gestion du fonds documentaire physique & sur SIGB (sélections / désherbage) dont navette BDA, dons et acquisitions.
Organisation des rayons, mise en avant des nouveautés, MAJ de la classification des documentaires.
Réservations d'ouvrages propres aux activités (animations ou lectures) et à la demande des usagers.
Gestion des relances. | - | - | - | - |
| Médiathèque | Animation & programmation médiathèque | Organisation des événements spécifiques (Nuit de la lecture, Partir en livre)
Organiser des activités de médiation (fil rouge, écoles, LFL, partenaires...)
Coordonner la programmation autour de la lecture (bébés lecteurs, écoute on lit, bidulire...) | - | - | - | - |
| Médiathèque | Gestion du SIGB | Assurer le suivi et la MAJ des bases adhérent et base documents
Extraire les statistiques pour les enquêtes et reportings. | Gilliane | Brigitte, Isa, Manu, Martine | Léa | - |
| Médiathèque | Coordination cercle médiathèque | Coordination du conseil aux usagers ; de la gestion des documents ; de l'animation et de la programmation de la médiathèque ; de la gestion du SIGB.
Animation d'une réunion mensuelle ; suivi des actions avec les référents.
Lien avec les cercles connexes (ludothèque / parentalité / programmation / CA) | Armand | - | Brigitte, Martine | - |
| Programmation | Animations
// bénévoles | Accueil et étude des propositions des bénévoles, accompagnement de ces derniers (matériel, espace, calendrier...) | Isa | - | Brigitte, Gilliane | Martine |
| Programmation | Animations
// partenaires | Organiser des ateliers et évènements spécifiques aux partenaires (EHPAD, IME, Associations, CPIE, etc.) | Martine | Armand, Brigitte, Gilliane, Isa | Léa | - |
| Programmation | Animations
// prestataires | Mise en place des actions avec les prestataires et les programmer
Cadrer les conditions d'accueil, de financement (selon financeurs éventuels), aspects techniques, etc. | Nawal | Isa, Manu, Martine | Léa | - |
| Programmation | Mise à jour de l'agenda BIDULE | A partir des fiches projet d'activité et de la programmation avec les partenaires & prestataires | Manu | Isa, Martine | Nawal | Léa |
| Programmation | Préparation des activités | Ajuster l'organisation des espaces, du mobilier selon les activités prévues à l'agenda
Préparer le calendrier d'inscription aux événements | Manu | Isa, Martine | Nawal | Léa |
| Programmation | Coordination cercle programmation | Coordination des animations // bénévoles // partenaires // prestataires ; de l'agenda et de la préparation des activités.
Animation d'une réunion mensuelle ; suivi des actions avec les référents.
Lien avec les cercles connexes (ludothèque / parentalité / médiathèque / CA) | Nawal | Isa, Manu, Martine | - | - |
| Projet | Développement Projet Alimentation | Etude et préparation des investissements relatif à l'outil (plans, permis & formalités et chiffrage)
Recherche et coordination des financements, des relations partenariales & institutionnelles | Nawal | Isa, Manu | Léa | Martine |
| Projet | Développement Projet Alimentation | Elaboration d'un diagnostic sur les pistes d'animation et d'activités identifiés.
Développement du projet d'animation selon les enjeux identifiés. | - | - | - | Martine |
| Relations institutions | Dossiers de financement | Définition des objectifs, écriture de projets, mise en place de budgets | Manu | - | - | - |
| Relations institutions | Animation | Animation régulière des relations partenaires et financeurs.
Organisation du COPIL et suivi des liens insitutionnels | Manu | - | Isa | - |
| Relations institutions | Communication / lien | Représenter l'association auprès des réseaux et fédérations
Suivi des projets et liens entretenus, accueil et renseignement d'associations demandeuses. | Manu | - | - | - |
| Secrétariat | Gestion adhérents | Saisie des adhésions sur LISTING ADHERENTS, contrôle des informations. | Manu | - | Isa | - |
| Secrétariat | Correspondance | Réception / Transmission / Orientation demandes mail | Manu | - | - | Isa |
| Vie associative | Animation du Conseil d'Administration | Préparation d'un ODJ, convocation du CA, relevé de décisions. | - | Manu | Gilliane | - |
| Vie associative | Préparation & animation de l'AG | Préparation de l'AG, présentation du bilan moral et financier
Réalisation d'un PV d'AG et formalités préfecture. | Manu | - | Gilliane, Léa, Nawal | - |
| Vie associative | Coordination générale des activités | Coordination entre les cercles
Lien sur projets connexes, coordination de planning
Organiser le suivi et points de décision/arbitrage avec le CA si nécessaire | Manu | - | - | - |
| Vie associative | Gestion des accès aux outils numériques | Gestion des accès au Drive, à Discord | Manu | - | - | - |
